Инструменты руководителя

06 октября 2020  •  Автор: Алексин Алексей

Инструменты руководителя (инструменты управления) – это методы, с помощью которых руководитель строит организацию и добивается, чтобы эта организация функционировала хорошо и производила ожидаемые результаты. Это схемы работы, указания и правила, которые  организовывают (приводят в должный порядок и согласовывают) работу сотрудников внутри отдела или компании, а затем помогают сохранить деятельность в хорошо организованном состоянии.

Например,

инструменты управления помогают руководителю:

  • Распределить работу так, чтобы ее можно было выполнить.

  • Добиваться, чтобы работа выполнялась полностью, до конца, и не накапливалась.

  • Справляться с нежелательными ситуациями так, чтобы они не повторялись регулярно.

Ситуэт_2.png
  • Передавать сотрудникам дела так, чтобы потом не брать их обратно.

  • Удерживать производительность на высоком уровне даже в кризис.

  • Контролировать всю деятельность, независимо от ее размера, не погружаясь в оперативное управление.

Кто-то может считать, что для достижения вышеперечисленного нужно обладать особым талантом, даром от природы или что таким руководителем можно только родиться. Возможно, так. Но мы убеждены, что в первую очередь это компетентность, которую человек может развивать со временем. Такая компетентность достигается путем а) осознания смысла профессии руководителя, б) понимания общей цели той деятельности, которой человек руководит, что-то вроде «ради чего мы здесь все собрались?», а также в) использования инструментов, которые позволяют организовывать работу отдельных людей в нечто целое.

Об инструментах

В любой профессии существуют инструменты, которые люди используют, чтобы делать свою работу. Например, повар для приготовления обеда использует посуду, плиту и рецепт блюда. Автомеханик применяет отвертки и ключи, а также схему устройства автомобиля, чтобы починить его. Фотограф пользуется светом, фотоаппаратом, а также программами, которые позволяют ему добавлять графические эффекты или редактировать снимки.

«Посуда», «отвертка» и «фотоаппарат» - это очевидные инструменты для этих профессий. Однако обратите внимание, «рецепт блюда», «схема устройства автомобиля», «правила расстановки света», наряду с «графическими эффектами», тоже являются инструментами. Все это методы, алгоритмы и шаблоны для успешного ведения дел.

Если человек знает свои инструменты и умеет ими пользоваться, то он получает ожидаемые результаты в своей работе. Он знает, как влиять на рабочие процессы, и уверен, что справится.

Например,

для повара-профессионала ошибки, возникающие в ходе работы, не страшны. В процессе приготовления он постоянно пробует еду на вкус. Это позволяет ему своевременно обнаружить, когда в еде недостаточно соли или каких-либо специй. Он ориентируется на рецепт, чтобы решить, на каком этапе приготовления он собирается скорректировать возникший недочет. В этом случае «дегустировать на каждом этапе приготовления» - это один из его инструментов.

Когда человек не знает свои инструменты или не способен ими пользоваться, то он не получает стабильные результаты. В процессе работы он больше других озадачен, что ему делать и в какой последовательности. Ему нужно больше времени, чтобы разобраться, и он совершает больше промахов.

Пример

Возьмём автомеханика, который игнорирует чек-лист для поиска неисправности, рекомендованный заводом-производителем, и решает найти неисправность сам, используя свою интуицию. Он рискует провозиться дольше, чем следует. Пытаясь разобраться, он разбирает то, что разбирать нет необходимости. Его рабочее место завалено деталями больше обычного. Это результат того, что он не использует инструмент, который содержит правильную последовательность шагов.

Человеку, который не знает своих инструментов, труднее влиять на сам процесс во время работы. Другими словами он не видит решений и не может направлять работу к результату, который он хочет. За таким человеком работу часто приходится доделывать или переделывать.

Например,

фотограф, который во время съемки не пользуется «стандартами установки света», не понимает, что еще ему подрегулировать прямо сейчас, чтобы, наконец, получить хороший снимок. Он вынужден экспериментировать. Более того, фотографии такого человека требуют больше последующей обработки. Теперь тот, кто обрабатывает снимки, доделывает то, чего не смог добиться фотограф во время съемки.

Человек, который не разобрался со своими инструментами, однажды получив хороший результат, сомневается, сможет ли повторить его в будущем. Для него это скорее «удачное стечение обстоятельств». Такой человек получает результаты от случая к случаю или как придется. Если он видит, что совершил ошибку, то не знает, чем ее исправлять. Раз так, он может полагать, что «все в порядке», «так и должно быть», «никакой ошибки нет», и даже убеждать в этом других.

Например,

посетители ресторанов могут удивляться, что вкус их любимого блюда все остается неизменным, хотя повар этого ресторана не видит в этом ничего удивительного, ведь он просто следует рецепту, ничего не меняя. Тот же фотограф, который не умеет пользоваться светом, может считать, что снимки профессионалов - это просто удачные кадры, в то время как на самом деле эти кадры сделаны в точности как по учебнику.

Может показаться, что профессионал не нуждается в инструкциях и правилах. Создается впечатление, что он сообразительный от природы и поэтому обходится без таких инструментов как «схема работы устройства» или «рецепт». На самом деле профессионал смотрит в инструкции чаще, чем дилетант.
 

Таким образом, профессионал - это не тот, кто умнее и сообразительнее других, а тот, кто знает свои инструменты и способен действовать по проверенным алгоритмам.

Если вы хотите понять об этом больше,

 

то рассмотрите инструменты других профессий, например, директора по маркетингу. Или найдите как можно больше отличий в инструментах, которые используют в своей работе менеджер по продажам и директор по продажам.

Какие инструменты есть у руководителя?

Что помогает руководителю выстраивать и налаживать работу сотрудников?


Некоторые руководители на вопрос: «Как вам удается управлять сотрудниками?» могут ответить примерно следующее: «Я провожу совещания каждое утро, поэтому мои сотрудники хорошо работают!». Значит, «проводить совещание каждое утро» - это и есть инструмент, который этот руководитель применяет, чтобы «сотрудники хорошо работали». Это его метод управлять командой, или компанией.


Действительно, регулярные совещания - это хороший инструмент. Он помогает координировать работу и быть в курсе повседневных дел. Однако совещания не следует превращать в место, куда сотрудники приходят за советами и решениями, иначе они берут за привычку приносить руководителю проблемы вместо того, чтобы приходить с результатами и достижениями.


Кстати, это тоже относится к предмету управления - организовать дела так, чтобы сотрудники приходили на совещания со своими решениями и готовыми достижениями, вместо того чтобы приходить для обсуждения проблем.


Еще одним примером инструмента руководителя является должностная инструкция. Правильно составленная инструкция позволяет сотруднику разобраться с тем, как следует делать работу без посторонней помощи. Это позволяет быстро вводить в должность новых сотрудников и освобождает руководителя от того, чтобы отвечать на одни и те же вопросы новичков.


В должностной инструкции недостаточно указать только перечень обязанностей. Для большего понимания следует назвать цель работы на этой должности, ожидаемый результат работы и то, в чем он измеряется, а также подробно описать последовательность действий для выполнения каждой обязанности от начала и до результата. В инструкции упоминаются ресурсы и инструменты, которые применяются в работе, и то, где эти ресурсы следует брать. При написании инструкции важно помнить, что кто-то будет этой инструкцией пользоваться. Это значит, что документ должен быть написан на понятном языке и не должен запутывать читающего. Понять, насколько инструкция полезна, очень просто – пусть человек изучит ее и продемонстрирует вам то, как он будет выполнять работу, используя этот документ. Все упущенное станет очевидно.

Проведите эксперимент сами

Возьмите пачку должностных инструкций, которые относятся к какой-либо ответственной должности в вашей компании и почитайте их. Оцените их с позиции новичка. Насколько эти инструкции помогают вам разобраться в обязанностях этой должности? Как быстро вы понимаете, что именно от вас требуется? Достаточно ли этих инструкций, чтобы вы могли приступить к своим обязанностям? Если вдруг у вас возникнут сомнения или вопросы относительно ваших обязанностей, то смогут ли эти инструкции прояснить ваш вопрос или вам скорее придется обращаться к кому-то за помощью? 

Не стоит надеяться, что только что пришедший к вам на должность руководителя по продажам человек каким-то образом уже будет знаком, например, с вашей новой политикой скидок для клиентов, которая чуть ранее была устно объявлена на одном из совещаний. Нет, он об этом ничего не знает. Так что он вынужден ходить к начальнику (или к вам) и расспрашивать обо всем этом.

 

Когда сотрудников немного, это вполне приемлемо, но что делать, если «спросить у кого-то» становится единственным источником информации для всех ваших сотрудников? У кого они спрашивают? Конечно же, они ходят к своим начальникам! А те начальники ходят к своим начальникам.

 

В некоторых компаниях «должностной инструкцией» является какой-то человек. Когда кто-то профессионал своего дела, то ценность его знаний мгновенно замечают. В итоге, хочет он того или нет, он - «тот, с кем стоит посоветоваться, прежде чем начать делать». Уход такого человека может обернуться падением эффективности для целого подразделения или даже всей компании. Ведь он не только 1) делал свою работу, он еще и 2) помогал коллегам. Уходя в отпуск или увольняясь, он забирает с собой и первое, и второе. Чтобы сохранить второе, описывайте особенности работы в инструкциях и своевременно обновляйте их.


Отсутствие хороших инструкций не единственная проблема. Иногда все наоборот, различных правил так много, что одно только чтение займет месяцы! Нужную инструкцию бывает трудно найти, потому что они все вперемешку. А еще сотруднику могут выдать изучать то, что к его обязанностям вообще не имеет отношения. В итоге, по этим или иным причинам, сами сотрудники часто свои должностные инструкции не читают. Этим бумагам просто не придают значения. Гораздо более важной бумагой становится ведомость «С инструкцией ознакомился». То же относится к приказам и задачам. Таким образом, этим инструментом просто не пользуются.

Инструменты для управления действительно существуют.

 

Как вам поднять ваши управленческие навыки?

Ответ прост – узнайте, какие у вас есть инструменты, осознайте, что они у вас есть, и начните ими пользоваться! Вы можете сделать это в любой момент!

Мы хорошо разбираемся в том, что касается инструментов управления, и обучаем руководителей ими пользоваться.


Пройдите наш тест и узнайте, какие инструменты вы можете начать использовать уже сейчас.